Der Name des AGILIA Moduls Dynabase entstand aus "dynamic" für dynamisch, die Möglichkeit bestimmte Erweiterungen ohne Implementierung durchführen zu können, sowie "base" für Basis, die zentrale Stelle der Datensammlung in unserer Software. Man könnte selbstverständlich auch Kundendatenbank, Interessentendatenbank, Salessystem oder ähnliches dazu sagen. Folgende Aufgaben werden mit dem AGILIA Modul "Dynabase" durchgeführt:

1. Profilmanagement

Im Zentrum des Kundenbeziehungsmanagements (engl: CRM = Customer Relationship Management) werden die Kunden und Interessenten verwaltet. Hierbei ist es wichtig die notwendigen Informationen in einer geeigneten Form abzulegen, um sie bei Bedarf abrufen zu können. Für alle Marketing-Aktionen werden diese Daten verwendet. Diese Daten können Personen, Firmen oder Organisationen sein.

Das AGILIA Modul "Dynabase" wird als zentrales Verwaltungswerkzeug für diese Daten verwendet. Innerhalb der Dynabase stehen verschiedene unterschiedliche Objekte zur Verfügung. Diese sind zum Beispiel Adresse, Telefon, Verkaufschance usw. jedes dieser Objekte kann mehrfach bei einer Person oder Firma verwendet werden. Zusätzlich haben Personen und Firmen auch untereinander Beziehungen. Beziehungen sind zum Beispiel "kennt" oder "ist Tochterunternehmen von". In der Praxis reichen die von Haus aus erstellten Felder oft nicht aus. Aus diesem Grund bieten wir in AGILIA die Möglichkeit eigene Felder für die gängigen Datentypen anzulegen. Programmierkenntnisse sind nicht notwendig, unser Erweiterungsassistent führt Sie schrittweise durch die notwendigen Eingaben. Für die Dateneingabe stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Sie bekommen von uns fertige Eingabemasken. Hierbei werden alle notwendigen Felder dargestellt. Diese Masken sind intuitiv und selbsterklärend. Es werden sinnvolle Prüfungen durchgeführt, sodass eine saubere Datenbasis für weitere Prozesse im Marketing und CRM entsteht.

Zusätzlich besteht mit Hilfe des "Formulargenerators" die Möglichkeit, eigene Formulare zu erstellen. Diese Formulare werden hauptsächlich in jenen Bereichen eingesetzt, wo möglichst viele gleichaussehende Datensätze so schnell als möglich eingegeben werden. Anwendungsfälle sind zum Beispiel Eingabe aller Postkartendaten einer Marketingaktion oder Erfassung aller Anrufer bei einem Gewinnspiel.

Selbstverständlich können Sie Kunden- und Interessentendaten auch importieren. Hierfür benötigen Sie die Daten in Form einer Tabelle (zum Beispiel Excel), speichern diese Daten als CSV-Daten. In AGILIA müssen sie lediglich eine Zuordnung der Spalten Ihrer Daten zu den Feldern unserer Software machen.

Umfangreiche Suchmöglichkeiten erlauben das rasche Auffinden der notwendigen Personen oder Firmen. Speziellere Suchen wie "mit wem hatte ich letzte Woche Kontakt" sind ebenfalls möglich.

Durch die Verwendung von UNICODE können in AGILIA Namen und Adressen in allen Sprachen gespeichert werden.

Eine Integration mit Microsoft Word und Outlook erlaubt den Austausch von Dynabase-Daten mit den jeweiligen MS Office-Produkten.

2. Dublettencheck

Im Laufe der Zeit sammeln sich in Kunden- und Interessentendatenbanken häufig Dubletten an. Darunter versteht man Datensätze welche die gleiche Person oder Firma darstellen, aber mehrfach gespeichert sind. Führen Sie nun Marketingaktionen durch, so erhöhen sich die Kosten aufgrund dieser Redundanzen im Datenpool. Außerdem sind Aussagen über die gespeicherte Kunden- und Interessentenbasis mit Fehlern behaftet sofern diese Daten nicht eindeutig sind. Bei diesen Problemen kann unser in AGILIA integrierter Dublettencheck helfen. Dieser kann eine Menge von Daten mit Adressen prüfen. Hierbei wird verglichen ob es sich um die gleiche Person oder Firma handelt. Gewöhnliche Tippfehler oder zum Beispiel falsche Postleitzahlen sind hierbei kein Problem, unsere Software kann trotzdem eine Dublette erkennen. Was mit den Dubletten nach dem Entdecken geschieht bestimmen Sie. Je nach Einstellung des Checks müssen Sie das Ergebnis eventuell kontrollieren und können von Fall zu Fall entscheiden ob es eine Dublette ist oder nicht. Für künftige Dublettenkontrollen können Sie Datensätze auch als "bekannte Dubletten" markieren, wenn diese zum Beispiel den gleichen Namen und die gleiche Adresse haben, aber wirklich zwei unterschiedliche Personen sind. Der Dublettenassistent kann auch eingesetzt werden, wenn Sie sich bei einem Datenbroker mögliche Potentials kaufen und ausschließen wollen, dass nicht schon welche davon in Ihrem bestehenden Pool gespeichert sind.

3. Kundengeschichte

Das wichtigste Mittel im Kundenbeziehungsmanagement ist das Wissen welche Aktionen und Kommunikationen mit dem Kunden oder Interessenten bereits stattgefunden haben. AGILIA stellt mit Hilfe der "History" diese Daten auf Knopfdruck zur Verfügung. Es werden sämtliche gespeicherten Kontakte mit einer Person oder Firma dargestellt. Sie haben die Möglichkeit einzelne Kontaktarten auszublenden oder gezielt nach welchen zu suchen. Die gespeicherten Kontakte sind unabhängig von den dabei gewählten Kommunikationskanälen.

4. Vertriebsmanagement

Neben der Hauptaufgabe eines Vertriebsmitarbeiters, dem Verkaufen von Produkten und Dienstleistungen, muss dieser meist Berichte (Listen) verfassen und damit seine Tätigkeiten und den Status von verschiedenen Vertriebschancen darstellen. Ein Teil der Dynabase von AGILIA stellt genau für diese Tätigkeiten die notwendigen Funktionen zur Verfügung. Die Vertriebsmitarbeiter können Ihre Daten direkt in AGILIA eingeben. Durch die Verwendung der Web-Technologie kann dies an jedem Ort durchgeführt werden, von welchem der Mitarbeiter in das Internet einsteigen kann. Vom einfachen Kontakt-Bericht bis zum Gesprächsprotokoll kann alles in AGILIA gespeichert werden. Die Vertriebschancen können pro Kunde bzw. Interessent gespeichert werden. Jede Vertriebschance kann einem Mitarbeiter als Verantwortlichen zugeordnet werden. Basisdaten wie Budget, geplante Zeiträume, Verantwortliche Personen beim Kunden, prozentuelle Chance, Folgeumsätze usw. können erfasst werden. Jeder Vertriebsmitarbeiter kann jederzeit aktuelle Listen seiner Vertriebschancen abrufen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit aggregierte Reports pro Mitarbeiter und Zeitraum zu erzeugen. Außerdem können mit Hilfe der Kontaktreports klassische Besuchsberichts-Listen abgerufen werden. Wichtige Mittel im Bereich des Vertriebsmanagements mit Hilfe von AGILIA sind

• Chancen-Verwaltung
• Account-Management
• Kunden-Typisierung und -Segmentierung
• Kontakt-Verwaltung
• Vertriebsberichte

5. Webservices

CRM-Systeme werden häufig an andere Systeme gekoppelt. Ein wesentlicher Punkt des Datenaustausches sind die Kundendaten. AGILIA stellt alle Kundendaten und die Operationen mit den Kundendaten über eine klar definierte Schnittstelle als Webservice zur Verfügung. So können hier sehr einfach "externe" Interessentendaten z.B. von Ihrer Internetseite direkt in AGILIA aufgenommen werden.

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